J.M. Huber Corporation – Datenschutzerklärung für die Personalbeschaffung und -einstellung

Diese Datenschutzerklärung wurde zuletzt am 23. Mai 2018 aktualisiert.

Die J.M. Huber Corporation mit ihren Tochter- und Beteiligungsgesellschaften („Huber“) ist ein weltweites Produktionsunternehmen in Familienbesitz. Die Geschäftstätigkeit umfasst die Herstellung und den Vertrieb von Spezialchemikalien, Mineralien und Holzprodukten sowie Landbewirtschaftungsaktivitäten. Wir bei Huber wissen, dass der Schutz Ihrer Privatsphäre von enormer Bedeutung ist. In unserer Eigenschaft als Datenverantwortlicher können wir bei Huber Ihre personenbezogenen Daten zur Verwaltung von Initiativen für die Personalbeschaffung und -einstellung verarbeiten. Wir bei Huber achten Ihre Privatsphäre und verpflichten uns zum Schutz Ihrer personenbezogenen Daten. Diese umfassen jegliche Informationen, anhand derer Sie als Person identifiziert werden können.

Sie erhalten den Wortlaut dieser Datenschutzerklärung, da Sie sich um eine Anstellung in unserem Unternehmen beworben haben. Diese Erklärung informiert Sie darüber, wie und warum Ihre personenbezogenen Daten verwendet werden, nämlich für die Zwecke der Personalbeschaffung und des Einstellungsverfahrens. Außerdem wird erläutert, wie lange Ihre Daten in der Regel aufbewahrt werden. Diese Erklärung enthält bestimmte Informationen, die Ihnen nach der Datenschutz-Grundverordnung (EU) 2016/679 („DSGVO“) bereitgestellt werden müssen, insofern die DSGVO für Sie anzuwenden ist.

Einführung

Diese Datenschutzerklärung bezieht sich ausschließlich auf die personenbezogenen Daten von Bewerbern, Kandidaten für eine mögliche Einstellung und Hubers optionale Rekrutierungsprogramme und -veranstaltungen. Sie gilt nicht für Mitarbeiter, Auftragnehmer oder Kunden von Huber, für die eine separate allgemeine Richtlinie zum Datenschutz und zur Vertraulichkeit personenbezogener Daten (Huber General Policy on Data Protection and Privacy of Personal Data) Anwendung findet.

Im Sinne dieser Datenschutzerklärung steht der Begriff „personenbezogene Daten“ für Informationen, die Bewerber und Kandidaten für eine mögliche Einstellung bei Huber ausweisen und entweder im Rahmen einer Online-Bewerbung und/oder über alternative Wege (z.B. über Personalberatungsagenturen) eingereicht werden.

Huber verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten im Einklang mit dieser Datenschutzerklärung, es sei denn diese Verarbeitung widerspricht den Anforderungen der geltenden Gesetze. In diesem Fall stehen die geltenden Gesetze über der Datenschutzerklärung.

Durch die Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten an Huber bestätigen Sie, dass:

  • Sie diese Datenschutzerklärung gelesen und verstanden haben.
  • Ihre personenbezogenen Daten weltweit für die in dieser Datenschutzerklärung dargestellten Zwecke und auf die angegebene Weise übertragen und verarbeitet werden dürfen, einschließlich in Ländern, deren Datenschutzstandards gegenüber Ihrem Heimatland möglicherweise nicht als gleichwertig gelten.
  • Sie uns keine der ersuchten Informationen zur Verfügung stellen müssen, Sie aber, falls Sie dies nicht tun, möglicherweise Ihre Bewerbung für die Stelle, auf die Sie sich bewerben, nicht aufrechterhalten können.
  • Alle Ihre Erklärungen nach bestem Wissen und Gewissen wahr und korrekt sind und dass Sie nicht wissentlich dazugehörige nachteilige Informationen ausgelassen haben. Wenn Sie fehlerhafte Angaben machen, sind Sie möglicherweise nicht zur Beschäftigung in unserem Unternehmen berechtigt.
  • Diese Datenschutzerklärung ist kein Bestandteil von Arbeitsverträgen, die Bewerbern bei einer Einstellung durch Huber angeboten werden.

 

Grundsätze des Datenschutzes

Wir halten die anzuwendenden Datenschutzgesetze und -grundsätze ein. Das bedeutet, dass Ihre personenbezogenen Daten:

Auf rechtmäßige, faire und transparente Weise genutzt werden.
Nur für gerechtfertigte Zwecke erhoben werden, die wir Ihnen eindeutig erklärt haben, und nicht auf eine Weise verwendet werden, die mit diesen Zwecken nicht vereinbar ist.
Für die Zwecke relevant sind, die wir Ihnen erläutert haben, und auf diese Zwecke beschränkt sind.
Ihnen zugänglich sind, damit Sie die Richtigkeit Ihrer Informationen pflegen können.
Nur so lange wie nötig für die in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen Zwecke aufbewahrt werden.
Sicher aufbewahrt werden.

Von Huber erhobene personenbezogene Daten und Methoden der Erhebung

Die Arten von personenbezogenen Daten, die Huber von Ihnen anfragt, und die Methoden der Datenverarbeitung durch Huber richten sich nach den Anforderungen des jeweiligen Landes, in dem sich die Stelle befindet, und nicht nach Ihrem Wohnsitzland. Sollten Sie sich an mehreren Standorten bewerben oder sollte es die Stelle, auf die Sie sich bewerben, in mehreren Ländern geben, richten sich die Arten von personenbezogenen Daten, die Huber von Ihnen anfragt, und die Methoden der Datenverarbeitung durch Huber nach den Anforderungen aller Länder, in denen sich die Stelle befindet.

In Verbindung mit Ihrer Bewerbung um eine Beschäftigung in unserem Unternehmen erheben, speichern und nutzen wir die folgenden Kategorien personenbezogener Daten über Sie:

  • Die Informationen, die Sie uns in Ihrem Lebenslauf und Anschreiben zur Verfügung gestellt haben.
  • Die Informationen, die Sie in unserem Bewerbungsformular zur Verfügung gestellt haben, darunter Name, Titel, Anschrift, Telefonnummer, persönliche E-Mail-Adresse,       Geburtsdatum, Geschlecht, beruflicher Werdegang, Qualifikationen usw.
  • Jegliche Informationen, die Sie uns im Rahmen eines Vorstellungsgesprächs zur Verfügung stellen.
  • Jegliche Ergebnisse von Tests, an denen Sie im Rahmen des Personalbeschaffungsprozesses teilnehmen.

Wenn Sie sich auf eine Stelle in unserem Unternehmen bewerben, erhebt Huber in der Regel personenbezogene Daten direkt von Ihnen. Diese umfassen Ihren Namen, Anschrift, Kontaktinformationen, beruflichen Werdegang und Ausbildung, Errungenschaften und Testergebnisse. Huber kann unter Umständen auch personenbezogene Daten über Sie von Dritten sammeln. Dazu zählen Ihre Referenzen, frühere Arbeitgeber, Bildungsinstitute, Huber-Mitarbeiter, bei denen Sie ein Vorstellungsgespräch hatten, sowie Anbieter von Hintergrundprüfungen zum beruflichen Werdegang, insofern dies nach geltenden Gesetzen zulässig ist.

Sensible personenbezogene Daten sind eine Untergruppe von personenbezogenen Daten und umfassen ethnische Zugehörigkeit, Gesundheit, Mitgliedschaft in Gewerkschaften, philosophische Überzeugungen, sexuelle Orientierung sowie weitere nach dem Gesetz zulässige Kategorien. Huber ersucht und erhebt keine solchen Daten über Bewerber, es sei denn dies ist nach geltenden Gesetzen zulässig oder erforderlich (z.B. Berichterstattung an Regierungsbehörden in den USA).

Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten

Im Sinne der DSGVO stützt sich die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch Huber auf:

  • Artikel 6(1)(f) der DSGVO, denn es steht in unserem rechtmäßigen Interesse, zu entscheiden, ob wir Ihnen die offene Stelle anbieten, da die Besetzung dieser Stelle            unserem Geschäft zuträglich wäre; und
  • Artikel 6(1)(b) der DSGVO, denn wir müssen Ihre personenbezogenen Daten ebenfalls verarbeiten, um zu entscheiden, ob wir mit Ihnen einen Arbeitsvertrag schließen.

Huber erfasst und nutzt Ihre personenbezogenen Daten aus rechtmäßigen Gründen des Personalwesens und der Geschäftsführung, darunter:

  • Zur Beurteilung Ihrer Fähigkeiten, Qualifikationen und Eignung für eine mögliche aktuelle Anstellung sowie für künftige Stellen, die verfügbar werden können;
  • Zur Kommunikation mit Ihnen hinsichtlich des Personalbeschaffungsprozesses;
  • Für Verwaltungsaufgaben wie Aufzeichnungen zur Personalbeschaffung und -einstellung;
  • Zur Sicherstellung der Einhaltung rechtlicher oder behördlicher Anforderungen, darunter die Anforderungen und Praktiken bezüglich Vielfalt und Inklusion;
  • Zur Durchführung von Hintergrundprüfungen zu Vorstrafen, soweit dies nach geltenden Gesetzen zulässig ist;
  • Zum Schutz der Rechtsansprüche Hubers, soweit dies gesetzlich genehmigt oder zulässig ist;
  • Zur Einhaltung rechtlicher oder behördlicher Anforderungen;
  • Für Notfallsituationen, in denen die Gesundheit oder Sicherheit von einer oder mehrerer Personen gefährdet sein kann.

Außerdem können wir Ihre personenbezogenen Daten oder aggregierte/pseudonymisierte Informationen analysieren, um Hubers Personalbeschaffungs- und -einstellungsverfahren zu verbessern und unsere Fähigkeit, erfolgreiche Bewerber zu gewinnen, zu stärken.

Huber möchte Ihre personenbezogenen Daten unter Umständen aufbewahren, um Ihre Bewerbung für künftige Beschäftigungsmöglichkeiten in Betracht zu ziehen. In diesem Fall bewahrt Huber Ihre Daten für einen begrenzten Zeitraum auf. 

Datenempfänger und internationale Datenübermittlungen

Auf Ihre personenbezogenen Daten können Personalverantwortliche und Leiter von Vorstellungsgesprächen zugreifen, die in dem Land arbeiten, in dem sich die Stelle, an der Sie interessiert sind, befindet. Ebenso ist der Zugriff durch Personalverantwortliche und Leiter von Vorstellungsgesprächen möglich, die in anderen Ländern innerhalb der weltweiten Organisation von Huber arbeiten. Personen mit Verwaltungsaufgaben und IT-Personal bei Huber können ebenfalls begrenzten Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten erhalten, um ihre Verantwortlichkeiten wahrzunehmen. Huber hat Rechtsmechanismen eingerichtet, die darauf abzielen, einen ausreichenden Schutz Ihrer von Huber verarbeiteten personenbezogenen Daten innerhalb der weltweiten Organisation sicherzustellen. Dies schließt die Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten an Länder außerhalb Ihres Wohnsitzlandes ein.

Für sein Softwaresystem zur Personalbeschaffung nutzt Huber die Dienstleistungen von Drittanbietern. SAP hostet und unterstützt Hubers Softwaresystem für die Personalbeschaffung. Des Weiteren gibt Huber Ihre personenbezogenen Daten an andere Drittanbieter weiter, die uns möglicherweise bei der Personalbeschaffung, Verwaltung und Auswertung von Überprüfungen und Tests im Vorfeld der Beschäftigung sowie der Verbesserung unserer Einstellungspraktiken unterstützen.

Huber unterhält Verfahren, die darauf abzielen, dass sichergestellt ist, dass jegliche Verarbeitung personenbezogener Daten durch Drittanbieter im Einklang mit dieser Datenschutzerklärung erfolgt und dabei die Vertraulichkeit, Verfügbarkeit und Sicherheit Ihrer personenbezogenen Daten geschützt sind. Alle unsere Drittanbieter und anderen Konzernunternehmen müssen angemessene Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz Ihrer personenbezogenen Informationen gemäß unseren Richtlinien ergreifen. Es ist unseren Drittanbietern nicht gestattet, Ihre personenbezogenen Daten zu ihren eigenen Zwecken zu nutzen. Wir gestatten ihnen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nur zu bestimmten Zwecken und im Einklang mit unseren Anweisungen.

Aufbewahrung Ihrer personenbezogenen Daten

Wenn Sie ein Stellenangebot von uns annehmen, werden jegliche einschlägigen personenbezogenen Daten, die vor Ihrer Beschäftigung erfasst wurden, ein Bestandteil Ihrer Personalakte. Diese Daten werden während und für einen Zeitraum nach Ihrer Beschäftigung bei Huber in Übereinstimmung mit länderspezifischen Anforderungen aufbewahrt. Falls Huber Sie nicht beschäftigt, heben wir Ihre personenbezogenen Daten dennoch unter Umständen eine Zeitlang (die Dauer richtet sich nach dem Land) auf und nutzen sie für Zwecke der Systemverwaltung, um sie für mögliche künftige Rollen in Betracht zu ziehen und um Recherchen durchzuführen. Falls Sie sich zur Teilnahme an einem Rekrutierungsprogramm entscheiden, heben wir Ihre personenbezogenen Daten unter Umständen auf, um Ihre Bewerbung für künftige Beschäftigungsmöglichkeiten in Betracht zu ziehen.

Sicherheit Ihrer personenbezogenen Daten

Huber hat allgemein anerkannte Standards der technischen und operativen Sicherheit eingerichtet, um personenbezogene Daten vor Verlust, Missbrauch, Änderung und Vernichtung zu schützen. Nur befugte Mitarbeiter von Huber und unsere Drittanbieter erhalten Zugriff auf personenbezogene Daten, und diese Mitarbeiter und Drittanbieter sind gehalten, diese Informationen als vertraulich zu behandeln. Trotz dieser Vorkehrungsmaßnahmen können wir nicht garantieren, dass keine unbefugten Personen Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten erhalten.

Wir verfügen über Verfahren, um auf vermutete Verstöße gegen den Datenschutz zu reagieren, und benachrichtigen Sie und zuständige Aufsichtsbehörden über einen vermuteten Verstoß, soweit wir dazu gesetzlich verpflichtet sind.

Ihre Rechte

Huber unternimmt angemessene Schritte mit dem Ziel, die Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktualität Ihrer personenbezogenen Daten für die Zwecke zu gewährleisten, für die sie erfasst wurden und genutzt werden. Huber hat darüber hinaus Maßnahmen mit dem Ziel ergriffen, sicherzustellen, dass unsere Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Einklang mit dieser Datenschutzerklärung und geltenden Gesetzen erfolgt.

Insoweit die DSGVO Anwendung findet, haben Sie unter bestimmten Umständen:

  • Das Recht auf Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten (dies nennt sich im Allgemeinen „Auskunftsersuchen über personenbezogene Daten durch eine betroffene Person“ bzw. „Data Subject Access Request“). Demnach können Sie einen Auszug der von uns über Sie aufbewahrten personenbezogenen Daten anfordern und prüfen, ob wir Ihre Daten auf rechtmäßige Weise verarbeiten.
  • Das Recht auf Berichtigung der personenbezogenen Daten, die wir über Sie aufbewahren. Dies erlaubt es Ihnen, die Berichtigung unvollständiger oder fehlerhafter Informationen, die wir über Sie aufbewahren, zu verlangen.
  • Das Recht auf Löschung Ihrer personenbezogenen Daten. Demnach können Sie uns dazu auffordern, personenbezogene Daten zu löschen oder zu entfernen, wenn kein guter Grund für deren weitere Verarbeitung durch unsere Organisation vorliegt. Sie besitzen außerdem das Recht, uns um die Löschung oder Entfernung Ihrer personenbezogenen Daten zu bitten, wenn Sie von Ihrem Recht Gebrauch gemacht haben, der Verarbeitung zu widersprechen (siehe unten).
  • Das Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, insofern wir uns auf ein rechtmäßiges Interesse (oder das eines Dritten) stützen und Sie aufgrund Ihrer persönlichen Situation gegen die Verarbeitung aus diesem Grund widersprechen möchten. Sie haben darüber hinaus das Recht auf Widerspruch, wenn wir Ihre personenbezogenen Daten für die Zwecke des Direktmarketings verarbeiten.
  • Das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten. Damit können Sie uns ersuchen, die Verarbeitung personenbezogener Daten über Sie auszusetzen, zum Beispiel wenn Sie ihre Richtigkeit oder den Grund der Verarbeitung prüfen möchten.
  • Das Recht auf Übertragung Ihrer personenbezogenen Daten an eine andere Partei.

Wenn Sie einen Antrag auf Zugriff, Prüfung, Berichtigung oder Löschung Ihrer personenbezogenen Daten stellen möchten, der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten widersprechen oder die Übertragung einer Kopie Ihrer personenbezogenen Daten an einen Dritten verlangen möchten bzw. Fragen dazu haben, wie Huber Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet, kontaktieren Sie uns bitte unter gpshelpdesk@huber.com.

Zum Schutz Ihrer Privatsphäre und Sicherheit unternimmt Huber angemessene Schritte, um Ihre Identität zu prüfen, bevor Sie Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten erhalten. Huber unternimmt angemessene Anstrengungen, um Ihre Anfragen nach den Erfordernissen geltender Gesetze prompt zu prüfen, ihnen nachzukommen oder sie anderweitig zu beantworten. Je nach Umständen und Anfrage ist Huber möglicherweise nicht berechtigt, den Zugriff auf personenbezogene Daten zu gewähren oder Ihrer Anfrage anderweitig vollständig nachzukommen; zum Beispiel wenn die Bereitstellung Ihrer Informationen die Identität einer anderen Person preisgeben könnte. Huber behält sich das Recht vor, eine angemessene Gebühr zu berechnen, um Ihrer Anfrage nachzukommen, insofern dies gemäß geltenden Gesetzen zulässig ist, und/oder Ihre Anfragen abzulehnen, soweit sie im Ermessen Hubers unbegründet, übermäßig oder nach geltenden Gesetzen anderweitig unannehmbar sind.

Cookies und sonstige Erfassungstechnologien

Huber kann Cookies und sonstige Erfassungstechnologien einsetzen, um Personen ein maßgeschneidertes Online-Erlebnis zu bieten, einschlägige Informationen über Stellen und Möglichkeiten bei Huber zu versenden und die Wirksamkeit unserer Bemühungen zur Anwerbung neuer Mitarbeiter und Ressourcen zu analysieren. Webbrowser sind üblicherweise so voreingestellt, dass sie Cookies annehmen, aber in der Regel können Sie dies ohne Weiteres ändern, indem Sie Ihre Browsereinstellungen anpassen. Dennoch wird darauf hingewiesen, dass Sie bei Deaktivierung von Cookies unter Umständen Teile Ihrer Bewerbung nicht nutzen können.

Bei Fragen zum allgemeinen Datenschutz bei Huber kontaktieren Sie uns bitte unter HuberDataPrivacy@huber.com.

Huber behält sich das Recht vor, diese Datenschutzerklärung zu ändern. Jegliche Änderungen unserer Datenschutzerklärung werden auf dieser Seite veröffentlicht. Bitte prüfen Sie regelmäßig diese Seite, um auf dem neuesten Stand zu bleiben.